Przedostatnim elementem pierwszego dnia procesu Design Sprint (poniedziałku, a w przypadku dydaktyki zazwyczaj czwartych zajęć) są wywiady z ekspertami. Ekspert w procesie Design Sprint to zazwyczaj osoba z organizacji, która nie bierze bezpośredniego udziału w pracach zespołu sprintowego, ale może dostarczyć cennych informacji. Rzadziej jest to osoba z zewnątrz, posiadająca unikalną wiedzę — w procesie dydaktycznym takie sytuacje powinny zdarzać się częściej, szczególnie w przypadku mniej doświadczonych grup. We współpracy z sektorem publicznym istotne jest, aby doświadczenie eksperta obejmowało przede wszystkim uwarunkowania prawne i finansowe (ograniczenia z którymi muszą się liczyć instytucje publiczne). Osoba z zewnątrz pełni rolę doradczą, ponieważ testy na odbiorcach będą prowadzone ostatniego dnia sprintu (należy rozróżnić te dwa elementy).
Brak spotkań z kompetentnymi praktykami zmniejsza prawdopodobieństwo sukcesu, dlatego w procesie dydaktycznym warto zachęcać studentów do wyjścia poza strefę komfortu i znalezienia ekspertów. Często osoby takie są łatwo dostępne — mogą to być krewni, znajomi lub osoby z dalszego kręgu znajomości. W środowisku studenckim mogą znajdować się osoby prowadzące działalność gospodarczą lub pracujące na stanowiskach, które mogą pomóc, co upraszcza cały proces.
Wywiad z ekspertem to nie tylko rozmowa z najwyższym szczeblem kierowniczym (w małej organizacji kierownictwo zazwyczaj uczestniczy w procesie, natomiast w większej organizacji kierownictwo powinno delegować do zespołu osobę z uprawnieniami decyzyjnymi, więc rozmowy z kierownictwem są raczej wyjątkiem niż regułą). Z perspektywy wywiadu interesujące są głównie osoby z „pierwszej linii” — te, które znają reakcje klientów oraz procesy wytwarzania czy wdrażania produktu/usługi. Kluczowe są osoby posiadające wiedzę o rzeczywistych ograniczeniach, problemach oraz znajomości projektów i eksperymentów, które są lub były realizowane w organizacji. Cenny wkład mogą wnieść także osoby, które rozumieją misję organizacji i potrafią uzasadnić, dlaczego dany projekt powinien zostać wdrożony.
Przebieg wywiadu
Wywiady nie powinny łącznie zająć więcej niż dwie godziny (każdy trwa maksymalnie 30 minut, należy przeprowadzić 4-6 wywiadów). Im bardziej doświadczony zespół w praktykowaniu Design Sprint, tym większe prawdopodobieństwo, że uda się zrealizować 6 wywiadów w tym czasie.
Wywiad rozpoczyna się od krótkiego (około 2-minutowego) wprowadzenia w omawiany problem i opis fazy projektowej, w której obecnie znajduje się zespół. Osoba udzielająca wywiadu powinna mieć możliwość zapoznania się z problemem, wcześniej przygotowaną mapą, pytaniami sprintu (wynikami sesji negatywnej) oraz celami (wynikami sesji pozytywnej). Warto także poinformować ją, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej nie brała udziału w Design Sprint, że nie będzie odnosić się do konkretnych pomysłów (ponieważ zespół jeszcze ich nie wypracował), lecz do samego problemu.
Następnie prosimy eksperta/ekspertkę o odniesienie się do naszych materiałów lub wybranych ich części albo o podzielenie się swoim spojrzeniem na omawiany problem. Zespół przeprowadzający wywiad powinien skupić się na słuchaniu i nie próbować bronić swojego stanowiska ani tłumaczyć założeń. Ekspertowi należy zapewnić pełną swobodę wypowiedzi. Zdarza się, że w procesie dydaktycznym osoba, z którą przeprowadzany jest wywiad, przejmuje inicjatywę i zadaje liczne pytania dotyczące szczegółów. Zazwyczaj dzieje się tak z powodu niskiej jakości materiałów dostarczonych ekspertowi, który może nie być w stanie jasno zobaczyć problemu. Zespół jest zaznajomiony z tematem, ekspert — nie, dlatego warto solidnie przygotować się do wywiadu.
Jeśli wywiad utknie w martwym punkcie lub pojawią się pytania do eksperta, zespół powinien je zadawać — często pomocne jest pytanie „dlaczego?”. Jeśli członek zespołu zauważy coś istotnego w wypowiedzi, ale nie jest pewien, czy reszta zespołu to wie, może poprosić o przypomnienie, jak coś działa. Podczas wywiadu ekspert lub my (jeśli ekspert tego nie robi) powinniśmy wprowadzać poprawki do materiałów, które przedstawiamy. Warto wcześniej przygotować kopię materiałów, która nie będzie modyfikowana, jeśli okaże się, że niektóre sugestie eksperta są nieadekwatne. Brak notowania lub nanoszenia zmian może sprawić, że ekspert poczuje się niesłuchany, czego zespół powinien unikać.
Jeśli ekspert chce zaprezentować dodatkowe materiały podczas wywiadu, ma do tego prawo, jednak nie należy zlecać mu jakichkolwiek przygotowań.
Jak notować podczas wywiadu
Każdy członek zespołu powinien samodzielnie prowadzić notatki zgodnie z metodą „Jak możemy”, opracowaną przez Procter & Gamble. W procesie dydaktycznym ważne jest, aby wszyscy uczestnicy angażowali się w tę pracę indywidualnie; w przeciwnym razie efektywność zespołu spada. Prowadzący Design Sprint powinien dostarczyć wszystkim uczestnikom niezbędne materiały.
Metoda polega na aktywnym słuchaniu uwag osoby udzielającej wywiadu i zapisywaniu wszelkich istotnych informacji oraz inspiracji w formie pytań zaczynających się od „Jak możemy”. Na przykład, jeśli usłyszymy: „Wydaje mi się, że proces zmiany zachowań jest długotrwały, i użytkownicy mogą nie wytrwać w nim”, zapisujemy: „Jak możemy sprawić, aby uczestnicy wytrwali w długotrwałym procesie?” Forma zapisu przypomina notowanie z sesji negatywnej.
Po sesji zespół powinien mieć od 30 do 100 notatek. Trzeba je zredukować (w Design Sprincie zawsze wybieramy spośród nadmiaru, więc nie ma potrzeby ograniczać liczby notatek na etapie ich zapisywania). Wszystkie notatki zawieszamy w widocznym miejscu, a następnie grupujemy je według tematyki. Grupowanie powinno trwać około 10 minut, a każda grupa otrzymuje tytuł w formie słowa kluczowego. Notatki, które nie pasują do żadnej kategorii, umieszczamy w grupie „inne” lub nadajemy im chwytliwą nazwę.
Po zakończeniu grupowania zespół powinien przypomnieć sobie cel, pytania i mapę sprintu oraz przeanalizować problem, aby wybrać te notatki, które najlepiej odnoszą się do dotychczasowej pracy. Decyzję podejmuje się poprzez głosowanie: osoba decyzyjna otrzymuje 4 głosy, a pozostali członkowie zespołu po 2 głosy, które mogą rozdysponować dowolnie (np. wszystkie na jedną propozycję lub po jednym głosie na różne). Karteczki z największą liczbą głosów umieszczamy na mapie lub w widocznym miejscu, aby mogły towarzyszyć nam w dalszym procesie. Cały proces wyboru karteczek zajmuje około 20 minut.
Kolejnym etapem Design Sprint będzie ostateczny wybór celu.